PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK DI BIDANG AKADEMIK STMIK JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

Abstract

Kegiatan pengelolaan dokumen di bidang akademik STMIK Jenderal Achmad Yani Yogyakarta telah menjadi kegiatan yang rutin dan penting dilakukan. Hal ini dikarenakan dokumen-dokumen ini telah menjadi bagian yang sangat penting untuk kelangsungan karir dosen maupun untuk kepentingan akreditasi prodi maupun institusi. Penelitian ini merupakan salah satu bagian dari penelitian yang berupaya merancang dan membangun sebuah prototipe sistem pengelolaan dokumen digital yang disesuaikan untuk kebutuhan akreditasi dan pelaporan kinerja dosen. Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara dan pengamatan langsung terhadap proses dan kebutuhan dokumen di bidang akademik STMIK Jenderal Achmad Yani. Penelitian ini mendapati bidang akademik belum memiliki sebuah sistem dan SOP yang khusus menangani tentang dokumentasi yang berhubungan dengan kepentingan akreditasi dan beban kinerja dosen. Tidak adanya personil khusus yang bertanggung jawab secara khusus, sistem penyimpanan yang tidak terintegrasi dan tidak ditemukan sebuah standar penamaan dan filing yang baku dan diterapkan. Sebuah prototipe dihasilkan dalam penelitian ini.